RENDICIÓN DE CUENTAS Y BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, DE LA JUNTA DEPARTAMENTAL, EJERCICIO 2010
“Carpeta Nº 233870 -Ent. Nº 4851/11-Oficio Nº 9321/11
Montevideo, 19 de diciembre de 2011.- Transcribo la Resolución adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de fecha 14 de diciembre de 2011; y adjunto el respectivo Dictamen e Informe a la Administración:
“"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2010;
RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoria emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI);
CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;
ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;
EL TRIBUNAL ACUERDA
1) Emitir su Dictamen constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2010, en los términos del Informe de Auditoría que se adjunta;
2) Comunicar la presente Resolución a la Intendencia y Junta Departamental de Florida y a la Contadora Delegada;
3) Oficiar al Banco de Previsión Social; y
4) Dar cuenta a la Asamblea General."
Saludo a Usted atentamente. .(Fdo) Esc. Elizabeth Castro-Secretaria General
DICTAMEN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2010, que incluye los siguientes estados: de ejecución presupuestal con relación a los recursos y a los créditos, resultado del Ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios.
El Tribunal de Cuentas también ha auditado el cumplimiento por parte de la Intendencia de la normativa vigente.
Responsabilidad de la Intendencia
La Intendencia es responsable por la preparación y la razonable presentación de estos estados de acuerdo con la normativa vigente y con la Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para la preparación y presentación razonable de estados que estén libres de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas.
Responsabilidad del auditor
La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dichos estados contables basada en la auditoría realizada. El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos.
Una auditoría implica realizar procedimientos para obtener evidencia acerca de los montos contables. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de existencia de errores significativos en los estados, ya sea debido a fraude o error. Al efectuar la evaluación de riesgo, el auditor considera los aspectos de control interno de la Entidad relevantes para la preparación y presentación razonable de los estados, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno de la entidad. Una auditoría también implica evaluar lo apropiado de las políticas contables utilizadas y la presentación general de los estados financieros.
Se considera que la evidencia de auditoría obtenida brinda una base suficiente y apropiada para sustentar la opinión.
Opinión
En opinión del Tribunal de Cuentas los estados mencionados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la ejecución presupuestal en relación a los recursos y a los créditos, el resultado del Ejercicio 2010 y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2010, de acuerdo con las normas establecidas en el TOCAF y a la Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04.
Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:
1. Artículo 86 de la Constitución de la República. La Intendencia otorgó una partida mensual a un funcionario sin norma presupuestal que la autorice.
2. Artículo 227 de la Constitución de la República, Ordenanza N° 71 y Resolución del Tribunal de Cuentas de 01/07/98. La Junta Departamental aceptó una de las observaciones formuladas por este Tribunal respecto de la Modificación Presupuestal 2009-2010, pero no se efectuaron los ajustes correspondientes con la finalidad de dar el correcto tratamiento a la mencionada observación.
3. Artículo 159 de la Ley N- 16.713. Se detectaron partidas que no fueron consideradas materia gravada a los efectos del cálculo de los aportes al BPS.
4. Artículos 4, 5 y 11 del TOCAF No se deposita diariamente la totalidad de la recaudación, incumpliendo con lo dispuesto por este Artículo.
5. Artículo 78 del TOCAF. Los funcionarios que manejan fondos y valores no están cubiertos con seguros de caución de fidelidad.
6. Artículos 72 y 85 del TOCAF La Intendencia no mantiene un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio.
7. Artículos 90 y 102 del TOCAF No se efectuaron arqueos en forma periódica en los Municipios, incumpliendo con lo establecido en los mencionados Artículos.
8. Artículo 114 del TOCAF En el arqueo de caja de la Tesorería de la Intendencia al 31/12/10 se constataron comprobantes pendientes de descargo con una antigüedad superior a la establecida en este Artículo.
9. Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas. No se presentaron los estados contables exigidos por la citada norma.
10. Convenio 30 de la OIT y Artículo 114 Inciso D) del Estatuto Municipal.
Los funcionarios que desempeñan tareas insalubres realizan horas extras por encima del límite establecido en estas normas.
11. Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 28/01/04. No se presentó el detalle de las obligaciones presupuestales impagas de los Ejercicios 1998 a 2009 inclusive.
No se incluye, además, el detalle de los contratos de arrendamiento de obra y de servicio vigentes durante 2010, ni la antigüedad de todos los saldos correspondientes a fondos indisponibles.
Asimismo, durante el Ejercicio se observaron gastos, por parte de las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el Ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículos 86 y 211 Literal B) de la Constitución de la República, Artículos 13, 14, 15, 32, 33, 40 y 114 del TOCAF, Decreto 342/92 y Decreto 597/88.
Montevideo, 6 de diciembre de 2011.
INFORME A LA ADMINISTRACIÓN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2010 y ha emitido su correspondiente Dictamen. Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de la forma de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría correspondiente al Ejercicio anterior.
3.1 Constataciones que no afectan la opinión a los estados contables
3.1.1 Auditoría realizada en la Intendencia
Con fecha 29/06/11 este Tribunal emitió su Informe respecto de la auditoría realizada que incluye actuaciones relativas a la determinación de las partidas comprometidas y legalidad de procedimientos en lo referente al Presupuesto Participativo, contratación del nuevo sistema informático instalado en la Intendencia y control del sistema de compras fuera de la División Abastecimientos anteriores al 09/07/10.
3.1.2 Financiación del déficit de Ejercicios anteriores
En el Estado 2 "Resultado del Ejercicio" y en el Estado 3.2 "Ejecución a nivel de apertura del Presupuesto" se expone el "abatimiento del déficit" por un monto de $ 25:120.719 cuando debió ser de $ 40:473.384. Este importe, que si bien no afecta el resultado del Ejercicio, se encuentra expuesto en dichos estados y se integra por los pagos realizados por concepto de obligaciones impagas de Ejercicios anteriores, deudas financieras y convenios.
3.1.3 Juicios contra la Intendencia
El déficit acumulado al 31/12/10 puede verse modificado por las eventuales erogaciones que resulten de los juicios en trámite, en los que se reclaman montos que, de acuerdo con la información proporcionada por la Intendencia, ascienden a $ 2:431.204 y U$S 295.389.
Asimismo, corresponde mencionar que existen tres procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y dos procesos de inconstitucionalidad ante la Suprema Corte de Justicia.
3.1.4 Fondos Indisponibles
La Intendencia mantiene fondos indisponibles sin ser vertidos a sus destinatarios tales como "Artículo 39 del Código Rural" y "Retención de IVA". No se detalla la antigüedad de todos los saldos no vertidos a los Organismos destinatarios al cierre del Ejercicio.
3.1.5 Fondos Extrapresupuestales
En el Estado 13 "Evolución de los Fondos Extrapresupuestales" figura el contrato por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un saldo a cobrar de $ 21:859.036. Dicho concepto no corresponde a un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia debe registrar como ingresos presupuéstales de cada Ejercicio, los importes que el MTOP le retiene de los recursos de origen nacional y como gastos los pagos de cada Ejercicio de las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año o incluirlas en obligaciones presupuéstales impagas.
3.2 Incumplimiento de normas legales
Con relación al incumplimiento de normas legales, corresponde realizar las siguientes consideraciones:
3.2.1 Partida mensual
La Intendencia otorga a un funcionario una partida mensual por realizar pagos en diferentes firmas proveedoras de la capital, sin la existencia de norma presupuestal que lo autorice, incumpliendo con lo dispuesto por el Artículo 86 de la Constitución de la República. Esta compensación fue otorgada por Resolución del Intendente en el año 1993, atento a lo establecido en el Artículo 18 de la Modificación Presupuestal de 1981. En la Modificación Presupuestal de 1996, en su Artículo 41, se deroga dicho Artículo y se establece que cesarán todas las compensaciones otorgadas por medio de acto administrativo al amparo de la citada norma.
3.2.2 Partidas sin aportes al BPS
La Intendencia no realizó los aportes correspondientes al BPS por las partidas de quebrantos de caja abonadas ni por la partida mensual mencionada en el punto anterior. Las mismas no son consideradas por la Intendencia materia gravada y, por tanto, tampoco se incluyen en el cálculo del aguinaldo.
3.2.3 Arqueos de fondos en los Municipios
Durante el ejercicio no se efectuaron arqueos de carácter sorpresivo y periódicos a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en los Artículos 90 y 102 del TOCAF.
3.2.4 Comprobantes pendientes de descargo que integran el saldo de disponibilidades
En el arqueo de caja al cierre del Ejercicio existen comprobantes pendientes de descargo por $ 543.820. Del total de dichas partidas, el importe de $ 155.540 (29%) exceden el plazo dispuesto en el Artículo 114 del TOCAF que establece que las rendiciones de cuentas y valores deberán presentarse en un plazo de sesenta días, contados a partir del último día del mes en que se recibieron los fondos o valores.
3.3 Debilidades de control interno
3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos
3.3.1.1 Conciliaciones bancarias
Se efectúa diariamente la conciliación de las cuentas Nos. 4341, 4350 (traspasos) y 7212. Las demás cuentas se concilian sólo cuando tienen movimientos.
3.3.1.2 Seguros contratados por la Intendencia
En el análisis realizado de la vigencia de los seguros que posee la Intendencia, se constató que sólo dos de los edificios de su propiedad se encuentran asegurados: el Teatro 25 de Agosto y el Refugio para Mujeres.
3.3.2 Otras debilidades de control interno
Conciliación con los proveedores
No se realizan conciliaciones periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos registros.
3.4 Recomendaciones
3.4.1 Recomendaciones del Ejercicio anterior cumplidas
3.4.1.1 Compensación de deuda
Durante el Ejercicio 2010 no se detectaron casos de incumplimiento de lo establecido por el Artículo 25 del TOCAF
3.4.1.2 Cobranza descentralizada
Desde julio de 2010 la cobranza descentralizada está en línea con la Intendencia.
3.4.2 Recomendaciones del Ejercicio anterior no cumplidas
3.4.2.1 Aportes al BPS
Se deberán considerar como materia gravada las partidas correspondientes a quebrantos de caja así como la partida mensual entregada a un funcionario por tareas complementarias y realizar los aportes al BPS correspondientes.
3.4.2.2 Seguros de caución de fidelidad
Se recomienda mantener actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario responsable del control y actualización de los mismos.
3.4.2.3 Inventario de bienes de uso
De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia.
Durante el año 2010 se realizaron inventarios en distintas dependencias para incorporar al nuevo Sistema Integral de Contabilidad y Gestión Patrimonial. En la Modificación Presupuestal 2009-2010 se creó la Sección Control Patrimonial, que tiene como cometido él control del activo fijo.
3.4.2.4 Arqueos de fondos en Municipios
La Contaduría deberá efectuar arqueos con suficiente periodicidad en todas las oficinas que manejan fondos, durante el Ejercicio y al cierre del mismo, según lo dispuesto por los Artículos 90 y 102 del TOCAF.
3.4.2.5 Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas
De acuerdo con la Ordenanza Nº 81 de este Tribunal, la Intendencia deberá presentar los Estados Contables establecidos en el Artículo 13 de la misma, dentro de los noventa días siguientes al cierre del Ejercicio.
3.4.2.6 Detalle de las obligaciones presupuestales impagas
De acuerdo con el Instructivo de Rendición de Cuentas aprobado por Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04, se deberá incluir el detalle del total de las obligaciones presupuéstales impagas discriminadas por ejercicio, individualizándose en todos los casos al acreedor.
3.4.2.7 Fondos indisponibles
Los fondos indisponibles deben ser vertidos en tiempo y forma a sus destinatarios.
3.4.2.8 Fondos extrapresupuestales
La Intendencia deberá registrar como extrapresupuesto solamente los gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos presupuestalmente, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del Estado de Fondos Extrapresupuestales. Además se deberá conciliar con el MTOP los saldos correspondientes al leasing y efectuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados presenten correctamente la información.
3.4.2.9 Conciliaciones bancarias
Es conveniente realizar al menos una conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias, aún cuando no tengan movimientos.
3.4.2.10 Seguros
Se recomienda asegurar todos los edificios y vehículos propiedad de la Intendencia.
3.4.2.11 Excesos de gastos
Aún cuando se recurrió al mecanismo de trasposición de objetos, durante el Ejercicio se produjeron excesos de gastos por un total de $ 106:936.780 y economías de gastos por $ 135:758.482. Se recomienda incrementar el uso de este mecanismo aplicando las normas presupuestales de la Intendencia vigentes en la materia.
3.4.3 Recomendaciones del Ejercicio
Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.4.2.
Montevideo, 6 de diciembre de 2011.(Fdo) Esc. Elizabeth Castro-Secretaria General”