Distribuido Nº 36/05
Florida, 15 de setiembre de 2005.
Sr(a) Edil (a)
PRESENTE.
Cúmpleme remitir a Ud. dictamen del Tribunal de Cuentas de la República sobre auditoríoa realizada a pedido del Organismo referida am compras efectuadas a empresas involucradas en la investigación de la Junta Departamental, y las realizadas por Secretaría General y Servicios Varios de la Intendencia Municipal.-
“Montevideo, 9 de setiembre de 2005. Señor Secretario General de laJunta Departamental de Florida Don Hugo Giordano Castro.Carp. Nº 204480 Of. Nº 4626/05.
Transcribo la Resolución adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de fecha 07 de setiembre de 2005; y adjunto el respectivo Informe a la Administración:
"VISTO: que este Tribunal ha examinado el Informe de la Auditoria efectuada en la Intendencia Municipal de Florida en cumplimiento de la solicitud que la Junta Departamental efectuara por Oficios 526/04 y 60/05;
RESULTANDO: que el examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoria emitidas por la Organización Internacional de entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), habiéndose llevado a cabo los procedimientos considerados necesarios en las circunstancias;
CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en dicho Informe de Auditoria, las cuales están suficientemente documentadas;
ATENTO: a lo dispuesto en los Artículos 211 Literales C) y E) y 228 de la Constitución de la República y Artículos 94 y 123 del Texto Ordenado de la Ley de Contabilidad y Administración Financiera;
EL TRIBUNAL ACUERDA
1) Aprobar el Informe de Auditoria que se adjunta;
2) Remitir dicho Informe a la Junta Departamental de Florida, a la Intendencia Municipal y a la Contadora Delegada; y
3) Dar cuenta a la Asamblea General."Saludo a Usted atentamente.Esc. Elizabeth M. Castro, Secretario General.-
INFORME DE AUDITORIA
1) ANTECEDENTES
Por Oficio No 526/04 de 06/12/04, la Junta Departamental de Florida remite la Resolución Nº 52/04 por la cual solicita una auditoria en la Intendencia Municipal. Este Tribunal, mediante No Oficio 6678/04 de 28/12/04 solicita a la Junta Departamental que determine con precisión el período y el objeto de las actuaciones solicitadas. El 07/03/05 la Junta remite el Oficio Nº 60/05 adjuntando la resolución No 07/05 adoptada en sesión de 25/02/05, en la cual se aprueba el objeto y período de la auditoria, remitiendo asimismo copia de los informes presentados ante la Comisión Investigadora por los Partidos Nacional, Colorado y Frente Amplio.
Este Tribunal por Oficio 1976/05 de 09/05/05 designó el equipo auditor a fin de realizar las actuaciones correspondientes.
2) OBJETO DE LA AUDITORIA
Según resulta de la Resolución No 07/05 mencionada, la Junta Departamental solicita la Auditoria al Tribunal de Cuentas de la República a efectos de expedirse sobre los siguientes aspectos relativos al Ejercicio 2004:
1. Analizar las compras realizadas a las empresas involucradas en la investigación llevada a cabo por la Junta Departamental; y
2. Auditar las compras realizadas por Secretaría General y Servicios Varios de la Intendencia.
3) ALCANCE DEL TRABAJO Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS
El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoria emitidas por la Organización Internacional de entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), habiéndose llevado a cabo los procedimientos considerados necesarios en las circunstancias.
A esos efectos cabe aclarar dos aspectos:
1) Se solicitó auditar las compras realizadas a las empresas involucradas en la investigación, sin especificar las mismas, por lo que se consideraron aquellas mencionadas en el informe presentado por los ediles a la Comisión Investigadora. 2) Se requirió auditar las compras realizadas por Secretaría General y Servicios Varios de la Intendencia. Para ello se solicitaron las compras totales realizadas por esas dos dependencias. En cuanto a las compras realizadas por Secretaría General, éstas se pudieron extraer del total de compras de la Intendencia, pero respecto a las compras realizadas por Servicios Varios no fue posible extraerlas en forma exclusiva, indicándose por parte de la Intendencia, que las mismas estaban dentro del total de las compras realizadas por el Departamento de Administración. Ante esta limitación, se consideró la totalidad de compras realizadas por el mencionado Departamento.
En cuanto al trabajo realizado, se aplicaron los siguientes procedimientos analíticos, técnicas de muestreo y pruebas de detalle:
• Se estudiaron todos los expedientes de Licitaciones Abreviadas vigentes durante el Ejercicio 2004.
• Se realizaron entrevistas a los responsables de la Dirección General del Departamento de Hacienda, a las Divisiones Abastecimientos, Tesorería y Contabilidad Central y Control Presupuestario.
En lo referente a las empresas involucradas en la investigación efectuada por la Junta Departamental:
• Se analizaron los mayores de contabilidad de las siguientes empresas:
Construye SRL, La Barraca SRL, Encoliz SA, Barraca El Telón, Gente en obra, Casona del 1900, Vidriería Guichón, Idefoto Ltda. y SUE.
• Se solicitaron los egresos de los meses de mayo y noviembre de 2004, de las Cajas Pagadoras 4 y 9.
• Se estudiaron todos los pagos realizados a las empresas cuestionadas en dichos períodos.
• Se analizaron las solicitudes de compras y las boletas de recepción de Almacenes, verificando la autorización del gasto y otros aspectos.
En lo referente a las compras realizadas por Secretaría General y Servicios Varios:
• Se pidieron los listados de todas las compras del año y se hizo un muestreo representativo de las mismas, verificando las órdenes de compra y las etapas de pago respectivas.
• Se solicitaron las cajas diarias vinculadas a los pagos seleccionados en el punto anterior.
4) CONSTATACIONES
4.1) RELATIVAS AL PROCESO DEL GASTO
El procedimiento de compras se realiza mediante dos modalidades, por un lado aquellas compras que se inician en la División Abastecimientos que representan un 10% del total y por otro, el 90% restante que se inician con adelanto de dinero para realizar la compra y a posteriori se formaliza el procedimiento con sus diferentes etapas. Cabe destacar que las compras a las empresas que fueron objeto de la auditoria y las compras efectuadas por Secretaría General y Servicios Varios, se realizan por ambas modalidades.
4.1.1) Las solicitudes de compra se confeccionan por la repartición correspondiente y las firma el responsable de la repartición, el Director de Departamento y el ordenador de gastos, detallándose: fecha, cantidad, artículo, precio estimado, destino y proveedor. Al respecto se constató que el lugar
previsto para "proveedor " en ningún caso se completa, no siempre está la firma del Director del Departamento y en cuanto al ordenador de gastos, si bien siempre luce la firma del Intendente o la del Secretario General cuando cumple funciones de Intendente interino, no siempre tiene contrafirma o la contrafirma no es la correcta. Asimismo se constató que un 90% de las solicitudes de compra lucen un sello que dice: "Gastos efectuados por sec. solicitante sin la Intervención de la División Abastecimientos". Las referidas solicitudes se confeccionan en tres vías, quedando el triplicado en la libreta y cuenta con numeración preimpresa.
4.1.2) La mercadería se recepciona en cada repartición y se confecciona una boleta de recepción "ALMACENES" donde luce la fecha, nombre del proveedor, la mercadería recibida, el importe y firma del receptor. Al pie anotan el número de la solicitud de compra, el número de factura y el número de orden. Esta boleta "ALMACENES" se confecciona en tres vías. Es en este documento donde aparece el nombre de la empresa y el monto de la compra, aunque se detectó que el monto no siempre figura.
4.1.3) La División Abastecimientos recibe la "solicitud de compras" en original y duplicado, junto con las boletas de recepción "ALMACENES", se sella esta solicitud de acuerdo a lo descrito en el punto 4.1.1, aclarando que la compra no se inició en Abastecimientos. Confecciona la "Orden de Compra" donde se anota el número de la solicitud, nombre de la empresa proveedora y monto de la compra. A esta orden se le adjunta la solicitud de compras original, la vía duplicado de Almacenes y la factura del proveedor formando un legajo, que se remite a Contaduría. La referida "Orden de Compra" en realidad es una orden de pago, dada la oportunidad de su emisión, que cumple con todos los requisitos establecidos en el Artículo 23 del TOCAF y es, en base a esta documentación, que se confecciona la "Relación de Pagos".
4.1.4) La División Abastecimientos, con las solicitudes de compra que tramita (10% restante) confecciona una "Orden Provisoria de Compras", la que es firmada por funcionarios de dicha División y cumple con las funciones de concretar el pedido en la empresa seleccionada.
4.1.5) El Departamento de Contaduría recibe el legajo de Abastecimientos, en ese momento se determina si existe disponibilidad para realizar el pago en cuyo caso hace la imputación, se sella la solicitud de compra con el texto "VISADO", y se confecciona la "Relación de pago".
Posteriormente, el Intendente firma esta relación ordenando el pago y la Contadora Delegada interviene el mismo. A la relaciones de pago se adjuntan el o los legajos mencionados en el punto anterior y se remiten a Tesorería para su pago.
Los procedimientos referidos permiten establecer que:
- No se cumple con el procedimiento de compras establecido en el Artículo 33 del TOCAF.
- No se adoptaron medidas para contratar todos los suministros o servicios por grupos de artículos o servicios del mismo ramo o comercio dando lugar al fraccionamiento del gasto, incumpliendo con lo establecido en el Artículo 40 del TOCAF.
- No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 14 del TOCAF, al no dictarse el acto administrativo que ordene el gasto, constando exclusivamente la autorización para iniciar el procedimiento.
- La Contaduría no informa, previamente a los actos que generan compromisos, con respecto a la disponibilidad de crédito, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 90 numeral 3° del TOCAF. La falta de esta información no permite el control del cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 del TOCAF.
4.2) RELATIVAS A LA DOCUMENTACIÓN DE LAS EMPRESAS SOLICITADAS
Del estudio de la documentación, se constató que:
4.2.1) Varios pagos realizados a las empresas Encoliz S.A. y Construye S.R.L. no fueron registrados en los mayores de contabilidad correspondientes a las mencionadas empresas.
4.2.2) Compras realizadas a la empresa Construye SRL se ejecutaron por un importe superior, hasta el triple del original, sin incrementar las unidades físicas.
4.2.3) Las facturas una vez que se pagan, no son anuladas por la División Tesorería.
4.2.4) Se realizaron pagos de facturas sin presentarse los recibos correspondientes.
4.2.5) En el mes de noviembre se pagó una factura a Barraca El Telón teniendo como respaldo documentario un recibo emitido por la Intendencia Municipal de Florida.
4.2.6) Existen facturas con pie de imprenta vencido.
4.2.7) Una empresa emite facturas con pie de imprenta que tiene vigencia de tres años.
Estas constataciones denotan fallas en el sistema de control interno de la Intendencia. Lo referido en los puntos 4.2.6 y 4.2.7 no cumple con lo establecido por el Decreto N° 597/98 del Poder Ejecutivo y la Resolución No 600/002 de la Dirección General Impositiva, respecto a los requisitos formales con que debe contar la documentación correspondiente.
4.3) RELATIVAS A LAS COMPRAS EFECTUADAS POR SECRETARIA GENERAL Y SERVICIOS VARIOS
Habiendo sido analizada la documentación de respaldo de adquisiciones de estas reparticiones, se constató que:
4.3.1) No se realizaron procedimientos de compra, de acuerdo con lo preceptuado por el Artículo 33 del TOCAF, para adquirir artículos de oficina, computadoras, impresoras, equipos de aire acondicionado, libretas de propiedad y licencias de conducir, placas de matrícula así como para la contratación de agencias de publicidad, dando lugar al fraccionamiento del gasto, incumpliendo lo establecido en el Artículo 40 del TOCAF.
4.3.2) Dentro de las compras de Secretaría General figuran tres computadoras, cuatro impresoras y dos equipos de aire acondicionado, que se imputaron a programas de funcionamiento, lo que denota fallas en el sistema de control interno.
4.4) SISTEMA DE VALES DE ADELANTO DE DINERO
4.4.1) La Intendencia utiliza el sistema de vales de adelanto de dinero para determinados gastos, de acuerdo a lo expresado por la Tesorera Municipal en nota de 17 de junio de 2005, iniciándose el mismo con el otorgamiento, por un funcionario con potestades de ordenador de gastos y pagos (Intendente y por delegación el Director de Administración, el Director de Obras y el Secretario General) llenando un formulario donde se indica: nombre, concepto (por ejemplo: haberes de funcionarios, facturas de proveedor, compras contado efectuadas por oficina de abastecimientos, expedientes en trámite) y el importe adelantado.
La cancelación de los vales se realiza en el momento en que llega la documentación a tesorería, luego de cumplido el proceso del gasto.
En cuanto a los ordenadores secundarios, cabe aclarar que, se suministraron las Resoluciones Nos. 271/00 y 272/00 en las que el Intendente Municipal designa como ordenadores secundarios al Director General del Departamento de Administración, Señor Ernesto Sánchez y al Director del Departamento de Obras, Señor Adhemar Pirez, no proporcionándose resolución que designe al Secretario General como ordenador secundario. La mayoría de los vales de adelanto de dinero son autorizados por el Secretario General.
4.4.2) Existen vales por adelanto de dinero sin rendir, con una antigüedad mayor a dos años.
4.4.3) Modalidad de pago a terceros con vales:
Se constató la entrega de dinero por el sistema de vales a rendir al Señor Mauricio Noria y al Señor Venturini Corti en el Ejercicio 2002, los cuales no fueron rendidos en tiempo y forma, y en su lugar, fueron cancelados por Resoluciones del Intendente Nos. 20.067/04 de 09/12/04 y 20.045/04 de 26/11/04, emitiéndose recibos de la propia Intendencia como documentación respaldante para dicha cancelación.
Actualmente se encuentra a estudio en este Tribunal un expediente referido a la situación del Señor Mauricio Noria.
Esta modalidad de pago con vales desvirtúa el sistema de contratación, no dándose cumplimiento con los procedimientos de compras correspondientes ni con la documentación de respaldo, no cumpliéndose por tanto con lo dispuesto por el Artículo 33 del TOCAF, así como tampoco con lo establecido por los Artículos 13 y 114 del TOCAF y Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República.
Las funciones de ordenador son desempeñadas por quien no cumple con lo dispuesto en el Artículo 28 del TOCAF, lo que conlleva a responsabilidad de acuerdo a lo establecido en el Artículo 32 del TOCAF.
La Tesorería Municipal no se ajusta con lo establecido en el Artículo 75 del TOCAF, al dar trámite a adelantos de dinero sin la intervención del Contador Delegado.
4.5) RELATIVAS A LOS PROCEDIMIENTOS LICITATORIOS
4.5.1) Licitaciones Abreviadas
En el cuadro No 1 se detallan las Licitaciones Abreviadas realizadas en el período auditado, indicando el número de expediente, el objeto, el número que le correspondió a cada llamado, el adjudicatario, estableciéndose, además si el gasto emergente de cada licitación fue intervenido u observado por la Contadora Delegada, así como la causal de observación.
Del análisis efectuado resulta que no existen observaciones que formular al procedimiento efectuado, con excepción de las observaciones realizadas por la Contadora Delegada.
Cuadro Nº 1 LICITACIONES ABREVIADAS
|
No |
CONCEPTO |
No |
ADJUDICATARIO |
INTERVENCIÓN U |
|||
|
26.808 |
Adquisición de material de |
002/04 |
CESMAR LTDA |
Observado por falta |
|||
|
32.013 |
Adquisición de hasta 10.000 bolsas de Pórtland |
015/2004 |
REDIN S.A |
Observado por falta de disponibilidad |
|||
|
32.049 |
Adquisición de cubiertas, |
016/2004 |
FORTI |
Observado por |
|||
|
32.106 |
Adquisición de artículos de |
014/2004 |
PAPELERÍA LA |
Observado por |
|||
|
25.421 |
Reconstrucción de cubiertas de |
020/2003 |
NEUMÁTICOS |
Observado por falta |
|||
|
22.871 |
Contratación de maquinaria vial |
004/2003 |
ENCOLIZ S.A |
Observado por falta |
|||
|
23.435 |
Adquisición de pintura para la |
007/2003 |
JOSÉ |
Intervenido |
|||
|
26.153 |
Reparación de motoniveladora |
021/003 |
DIESEL POWER |
Observado por falta |
|||
|
22.759 |
Hasta 150.000 recibos de |
005/003 |
OPENCOR |
Observado por falta |
|||
|
25.346 |
Adquisición de cubiertas |
003/004 |
FORTI |
Observado por falta |
|||
4.5.2) Procedimiento de contratación por excepción Con fecha 06/02/03 se resolvió contratar a la empresa Encoliz S.A. para servicios de maquinaria Caterpillar 215 por hasta 150 horas, para realizar trabajos de limpieza del cauce del arroyo Tomás González, al amparo del Artículo 33 Literal I) del TOCAF, invocando razones de urgencia por un monto de U$S 25/hora, más impuestos y gas-oil.
La Contadora Delegada observó el gasto por falta de disponibilidad (Artículo 15 del TOCAF), y se reitera el mismo con fecha 23/05/03.
Asimismo, con fecha 04/12/03 se resolvió ampliar por hasta 650 horas para terminar las obras en Arroyo Tomás González y efectuar similares trabajos en los Arroyos Pintados y Calleros, gasto que fue observado por la misma causal que el contrato original con fecha 25 de marzo de 2004 y reiterado en su oportunidad. Los trabajos fueron culminados en el mes de febrero de 2004 y el contrato se suscribió el 12 de marzo de 2004.
Las contrataciones por excepción con la empresa Encoliz S.A. no cumplen con lo dispuesto por el Artículo 33 de TOCAF al no configurarse los extremos que habilitan la excepción invocada. Asimismo se contraviene lo establecido en el Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República al haberse sometido a la intervención preventiva con posterioridad a la ejecución de los trabajos. Por otra parte no se dio cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 7 de la Ordenanza 72, al no haber comunicado al Tribunal de Cuentas las intervenciones realizadas al amparo del Literal I) del Artículo 33 del TOCAF
5) CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta lo señalado en el Capítulo de Alcance y Procedimientos y las constataciones del presente informe, corresponde señalar lo siguiente:
- No se cumple con el procedimiento de compras establecido en el Artículo 33 del TOCAF para las adquisiciones señaladas en los puntos 4.1, 4.3, 4.4 y 4.5.2.
- No se adoptaron medidas para contratar todos los suministros o servicios por grupos de artículos o servicios del mismo ramo o comercio, dando lugar al fraccionamiento del gasto, incumpliendo lo establecido en el Artículo 40 del TOCAF (puntos 4.1 y 4.3)
- No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 14 del TOCAF, al no dictarse el acto administrativo que ordene el gasto, constando exclusivamente la autorización para iniciar el procedimiento (punto 4.1)
- La Contaduría no informa, previamente a los actos que generan compromisos, con respecto a la disponibilidad de crédito, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 90 Numeral 3) del TOCAF (punto 4.1).
- La "Orden de Compra" que confecciona la División Abastecimientos (punto 4.1.3), en realidad es una orden de pago dada la oportunidad de su emisión, que cumple con todos los requisitos establecidos en el Artículo 23 del TOCAF y es, en base a esta documentación, que se confecciona la
- "Relación de Pagos".
- Lo señalado en los puntos 4.2 y 4.3 denota fallas en el sistema de control interno.
- En cuanto a lo expresado en los puntos 4.2.6 y 4.2.7 se constató el no cumplimiento con lo establecido por las normas dictadas por la Dirección General Impositiva.
- En los casos de Vales por Adelanto de Dinero detallados en 4.4 se destacan los siguientes aspectos:
• Las funciones de ordenador son desempeñadas por quien no cumple con lo dispuesto en el Artículo 28 del TOCAF, lo que conlleva a responsabilidad de acuerdo a lo establecido en el Artículo 32 del TOCAF (punto 4.4.1).
• Tesorería no cumple con lo establecido en el Artículo 75 del TOCAF, al dar trámite a adelantos de dinero sin la intervención del Contador Delegado.
• No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 114 del TOCAF, en lo referente al plazo de rendición de cuentas de las partidas otorgadas.
• No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 13 del TOCAF.
Las situaciones señaladas precedentemente, son susceptibles de hacer incurrir a los funcionarios responsables, tanto de control como a los ordenadores, en responsabilidad financiero-contable, conforme a lo preceptuado por los Artículos 119 y siguientes del TOCAF. (Fdo). Esc. Elizabeth M. Castro, Secretario General.”
LA SECRETARÍA